為加強(qiáng)本公司業(yè)務(wù)檔案管理，確保業(yè)務(wù)檔案安全、完事根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及上級有關(guān)規(guī)定的要求，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制度本制度：
一、檔案員的任務(wù)。根據(jù)本公司實(shí)際情況在界定設(shè)一兼職檔案員，務(wù)業(yè)務(wù)部主任和辦公室賤賣協(xié)助檔案的整理歸檔工作。其基本任務(wù)是：
1、貫徹執(zhí)行國家檔案工作的法律、法規(guī)和方針政策；
2、組織、指導(dǎo)、監(jiān)督本公司各業(yè)務(wù)部的檔案立卷歸檔工作；
3、收集、整理和保管本公司形成的全部檔案，并負(fù)責(zé)檔案的提供、利用和統(tǒng)計工作。
二、已完成的項(xiàng)目檔案案卷質(zhì)量基本要求：
1、每年完成的項(xiàng)目所形成的文件材料，都必須按項(xiàng)立卷，不得遺漏；
2、每一項(xiàng)目所形成的文件材料，都必須收集齊全；
3、按單項(xiàng)立卷，無混合卷，無重復(fù)卷；
4、證明材料，以需要為準(zhǔn)，裝入檔案中。
三、檔案材料的收集、整理：
1、根據(jù)誰承接誰立卷的原則，項(xiàng)目主審（或指定專人）負(fù)責(zé)文件材料的收集、整理和立卷工作，做到審結(jié)卷成。
2、文件材料收集范圍：心記錄和反映業(yè)務(wù)活動而直接形成的文件、電報、信函、筆錄的原件及其復(fù)印件以及其他材料，均屬檔案的收集范圍。
四、檔案立卷：
1、按項(xiàng)目立卷。一個項(xiàng)目的文件材料應(yīng)列成一卷或數(shù)卷，不得把一個以上項(xiàng)目的文件材料合并成一卷?？缒甓软?xiàng)目，在結(jié)束項(xiàng)目年度立卷。
2、卷內(nèi)材料按單元排列，即將需要立卷歸檔的文件材料分類、按順序排列。
3、卷內(nèi)文件排列，正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；定稿在肖，修改稿在后。
4、立卷項(xiàng)目編號，以卷為單位，卷內(nèi)目錄表格要逐項(xiàng)填寫，定在卷首。編號時，按卷內(nèi)文件材料逐頁在有文字材料的正面右上角（背面左上角）用阿拉伯?dāng)?shù)字順序編寫頁號。
5、填寫好封面和備考表，按項(xiàng)目的標(biāo)題認(rèn)真填寫檔案封面和備考表，封面要整潔，標(biāo)題要準(zhǔn)確，要一目了然，不得遺漏。
6、案卷裝訂應(yīng)注意事項(xiàng)：
?、挪鸪募系慕饘傥铮?/p>
?、破茡p褪色的材料，應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制；
?、俏募牧涎b訂部分過窄或有字，用紙加寬裝訂；紙面小的加貼在標(biāo)準(zhǔn)16K紙上。
⑷卷內(nèi)文件材料，一般不超過200頁，超過的可根據(jù)文件內(nèi)容的階段性分卷裝訂。
⑸卷內(nèi)文件的右邊和下邊要取齊。
⑹裝訂要牢固，整齊美觀，不丟頁，不壓字，不損壞文件，不妨礙閱讀。
五、歸檔保管、保密、利用：
1、對立好的案卷，應(yīng)由承辦人逐頁檢查，再由檔案員驗(yàn)收，凡不符合要求的，應(yīng)予補(bǔ)救或返工。并根據(jù)檔案管理有關(guān)規(guī)定劃注管理期限報，辦理登記歸檔手續(xù)；
2、對未列入卷內(nèi)但有價值的材料，可由各部自行保存?zhèn)洳椋?/p>
3、對公司有歸檔檔案，必須存放在鐵制卷柜內(nèi)，做到“八防”：防盜、防光、防高溫、防火、防塵、防鼠、防潮，檔案員每年定期檢查一次；
4、嚴(yán)格檔案鑒定制度。由主任、辦公室和有關(guān)業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人組成鑒定小組，每三年一次對超過保管期限的檔案，逐卷審查鑒定，確定存毀。對確定無保存價值的案卷，登記造冊，報主管機(jī)關(guān)批準(zhǔn)后銷毀。結(jié)合該次鑒定，對檔案安全保密情況進(jìn)行一次檢查，確定檔案不丟失、不損壞、不泄密；
5、歸檔員應(yīng)將檔案按歸檔先后順序編制案卷目錄，并按項(xiàng)編制時間、編制索引，以利查找；
6、利用者可按規(guī)定辦理利用手續(xù)，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意后，填寫“檔案利用登記簿”，對查閱單位、查閱人以及查閱內(nèi)容進(jìn)行登記；
7、利用檔案材料必須在指定地點(diǎn)進(jìn)行。無特殊情況不得將檔案帶出。如確需帶出者，必須辦理借閱手續(xù)，利用完畢立即歸還，并履行簽退手續(xù)。利用時不得在檔案上作任何標(biāo)記和涂改，不得撕扯檔案，以保證檔案的完好無損；
8、利用者抄錄利用材料內(nèi)容，需檔案員核實(shí)加蓋本公司公章報方能認(rèn)可。
本制度自公司成立時施行。
